تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی
22 مهر 1403
فاکتور یک سند است که جزئیات مرتبط با معامله خرید و فروش را نشان داده و توسط فروشنده به خریدار ارائه می شود. فاکتورها به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم شده و از نظر کاربرد، اعتبار و ارزش قانونی با یکدیگر تفاوت دارند. این سند شامل اطلاعاتی از قبیل نام و آدرس فروشنده و خریدار، تاریخ معامله، توضیحات مربوط به کالا یا خدمات، قیمت و ... می باشد. به همین دلیل بسیار ضروری است که با نحوه تنظیم انواع فاکتور آشنا شده و از تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی آگاهی کامل داشته باشید و فاکتورهای خود را از بهترین چاپخانه مشهد دریافت نمایید تا دارای اعتبار قانونی و کیفیت لازم باشند.
فاکتور رسمی چیست؟
فاکتورهای رسمی نوعی سند معاملاتی هستند که توسط فروشندگان به دریافت کنندگان خدمات و محصولات ارائه می شوند. این سند از یک سری استانداردهای مشخص (فرمت استاندارد سازمان اقتصاد و دارایی) تبعیت کرده و توسط مراجع قانونی به رسمیت شناخته می شود. فاکتورهای رسمی را می توان به صورت دستی یا چاپی صادر کرد؛ به شرط آن که الزامات و قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی در آن به خوبی رعایت شده باشد.
ویژگی های فاکتور رسمی
فاکتورهای رسمی مورد تائید سازمان امور اقتصادی و دارایی از ویژگی های زیر برخوردار هستند:
- اطلاعات و مشخصات کامل فروشنده، شامل نام کامل، شماره ملی، کد پستی، آدرس، شماره تلفن و غیره
- مشخصات کامل خریدار شامل نام کامل، شماره ملی، کد پستی، آدرس و شماره تلفن
- ثبت جزئیات کامل معامله
- ثبت مشخصات کامل کالا یا خدمات فروخته شده شامل توضیح کالا و خدمات، تعداد یا مقدار ارائه شده، مبلغ کل، مقدار تخفیف، میزان مالیات، عوارض و کسری ها و جمع مبلغ
- برخورداری از مهر و امضا
- بهره مندی فاکتور از شماره سریال
- عدم وجود اصلاح یا خط خوردگی
مهم ترین کاربردهای فاکتور رسمی
مهمترین کاربردهای فاکتور رسمی به شرح زیر هستند:
- ثبت اطلاعات فروش کالا و خدمات با مبالغ و حجم بالا
- ثبت اطلاعات مربوط به فروش و خدمات ارائه شده به صورت دقیق و معتبر
- امکان بررسی دقیق محصولات و خدمات خریداری شده توسط مشتریان
- ارائه سند رسمی جهت تعیین مالیات و عوارض
- استفاده در اخذ تسهیلات بانکی و اعتباری
- تجزیه و تحلیل دقیق میزان فروش و موجودی کالا
فاکتور غیر رسمی چیست؟
برخلاف فاکتورهای رسمی، فاکتورهای غیر رسمی هیچ نوع اعتبار قانونی نداشته و در مراجع قانونی و قضایی به عنوان سند معتبر شناخته نمی شوند. فاکتورهای غیر رسمی معمولا برای معاملات با حجم پایین صادر شده و صرفا جهت اطلاع خریدار از قیمت کالا یا خدمات ارائه می شوند. به طور مثال در چنین فاکتورهایی به مواردی نظیر شرح کالا یا خدمات، تعداد محصولات، اطلاعات طرفین معامله و ... پرداخته نمی شود. همچنین این فاکتورها فاقد مهر و امضای فروشنده و خریدار بوده و از فرمت خاصی پیروی نمی کنند.
کاربرد فاکتور غیر رسمی
فاکتورهای غیر رسمی بیشتر در خریدهای خرد و شخصی مورد استفاده قرار می گیرند و اغلب برای دریافت کالاها و خدمات با هزینه پایین صادر می شوند. به طور کلی فاکتورهای غیر رسمی برای معاملاتی که به صورت غیر رسمی و میان اشخاص شناخته شده انجام می شوند، صادر شده و صرفاً برای ثبت جزئیات معامله کاربرد دارند. رایج ترین فاکتورهای غیر رسمی به شرح زیر هستند:
- فاکتور قبضی
- فاکتور تحریر
- فاکتور کاربن لس
- فاکتور گلاسه
- فاکتور تک برگی
تفاوت های فاکتور رسمی با غیر رسمی
1- اعتبار قانونی
فاکتور رسمی از اعتبار قانونی برخوردار بوده و مورد تایید وزارت اقتصاد و امور دارایی می باشد اما فاکتور غیر رسمی صرفا جنبه اطلاع رسانی دارد و فاقد اعتبار قانونی است.
2- مشخصات کامل طرفین معامله
اطلاعات درج شده در فاکتور رسمی شامل نام، نام خانوادگی، شماره ملی یا اقتصادی، آدرس و سایر اطلاعات شناسایی کامل خریدار و فروشنده است، اما فاکتور غیر رسمی در بسیاری از مواقع شامل اطلاعات ناقص و غیر دقیق از طرفین معامله می باشد.
3- ثبت جزئیات معامله انجام شده
جزئیات دقیق معامله نظیر هزینه کل، محل و تاریخ معامله در فاکتورهای رسمی درج می شود، اما در فاکتورهای غیر رسمی به جزئیات دقیق فروش پرداخته نمی شود و در مواقعی فاقد مهر و امضا هستند.
4- قابلیت پیگیری
فاکتور رسمی قابلیت اثبات انجام معامله، احراز هویت طرفین معامله، امکان ارائه به مراجع قانونی و دسترسی به بسیاری از موارد دیگر را فراهم می سازد. اما در مقابل فاکتور غیر رسمی از استانداردها و فرمت مورد تایید وزارت اقتصاد و امور دارایی پیروی نمی کند و هیچ گونه ارزش قانونی نداشته و قابلیت استناد ندارند.
5- مالیات
فاکتورهای رسمی قابلیت ثبت در سیستم های مالیاتی را دارند و معمولا حاوی شماره ثبت و اطلاعات شناسایی فروشنده و خریدار هستند. اما فاکتورهای غیر رسمی برای ارائه به اداره مالیات معتبر نبوده و به عنوان مدرک معتبر معاملاتی قابل استناد نمی باشد.
تخلفات مربوط به صدور فاکتور
بر اساس قوانین موجود در کشور، کلیه فروشندگان و ارائه دهندگان خدمات موظف هستند در تمامی معاملات خود، طبق استانداردها و دستورالعمل های موجود، فاکتور رسمی صادر کرده و شماره اقتصادی خریداری و فروشنده را در فاکتورهای ارائه شده قید کنند. همچنین مالکین کسب و کارهای مختلف موظف هستند تا لیست معاملات خود را در زمان مقرر به سازمان امور مالیاتی کشور ارائه بدهند.
جریمه صدور فاکتور غیر رسمی
در خصوص تخلفات مربوط به صدور فاکتور و جریمه آن ها، ماده 177 قانون مالیات های مستقیم صراحتاً بیان کرده است که عدم صدور فاکتور رسمی یا عدم درج کد اقتصادی در فاکتور مشمول جریمه می شود. این جریمه معادل 2 درصد مبلغ معامله خواهد بود و به افراد متخلفی که از کد اقتصادی دیگران استفاده می کنند نیز تعلق می گیرد.
یکی دیگر از موارد مورد توجه در این تخلفات که می بایست به آن اشاره شود، جریمه مربوط به عدم ارائه لیست معاملات است و اشخاص متخلف در صورت عدم صدور لیست معاملات، مشمول جریمه می شوند. این جریمه معادل 1 درصد مبلغ معاملاتی که در لیست ارائه نشده است، خواهد بود.
جلوگیری از جرایم مربوط به فاکتورهای رسمی
به منظور جلوگیری از صدور جریمه های مرتبط با صدور فاکتور غیر رسمی، می بایست به قوانین تاکید شده وزارت اقتصاد و امور دارایی کشور دقت داشت و برای تمامی معاملات، فاکتورهای رسمی را مورد استفاده قرار داد.
نتیجه گیری
فاکتور یکی از ابزارهای کلیدی در حسابداری و مدیریت مالی است و به تسهیل فرآیندهای مالی، حسابرسی و پیگیری هزینه ها کمک زیادی می کند. به همین دلیل مالکین کسب و کارهای بزرگ و کوچک می بایست با نحوه تنظیم فاکتور آشنایی پیدا کرده و از تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی و همچنین جرایم مرتبط با عدم صدور فاکتور رسمی آگاهی داشته باشند. استفاده از فاکتور رسمی برای کسب و کارها و معاملات بزرگ الزامی است و در مراجع قانونی قابل استناد است، در حالی که فاکتورهای غیر رسمی برای معاملات کوچک و غیر رسمی کاربرد دارند و از اعتبار قانونی برخوردار نمی باشند.
باید دقت داشت که فاکتورهای رسمی نقش مهمی در شفاف سازی معاملات داشته و به اعتماد سازی میان طرفین معامله کمک شایانی می کنند. جهت اطمینان از ثبت اطلاعات و جزئیات دقیق در این اسناد، بهتر است فاکتورهای رسمی را از مراکز معتبر و با سابقه در این حوزه مانند شهر چاپ آنلاین خریداری کنید.